¿Tu negocio ha dejado de crecer? ¿Quieres maximizar los resultados de cada actividad en tu negocio?
Hablemos de un proceso, después de todo lo que se ha dicho de maneras muy complejas, un proceso es la manera en que tu y tus empleados hacen las cosas en tu negocio, son los pasos de las tareas que requieren para obtener un logro o meta.
Dicho lo de una manera hay dos tipos de actividades que existen en tu negocio; aquellos que ya son formu- las probadas y que te dan éxito y otras actividades que se tiene que encontrar.
Entonces, ¿Por qué un proceso te va a ayudar?
Con un proceso tu encontrarás estándares, números mínimos que necesitas como resultados en cada uno de las actividades del negocio para que pueda ser rentable o para que tenga éxito, al tener esos estándares también logras que las actividades sean medibles, de esa manera vamos a hacer que la toma de decisiones sea muy sencilla en las cosas que debemos de mejorar o como debemos aplicar la capacitación o aun tomar otro tipo de decisiones.
Es bien sabido que un proceso aplicado en los negocios es crucial para el crecimiento y supervivencia; en este mundo actual lleno de tecnología y competencia es imperativo recordar que aquellas personas que no tengan un proceso en sus negocios no es una opción, ya que es necesario, generar un mecanismo constante y disciplinado.
Si tu comenzaste tu negocio con un proceso simple.
Escribir lo que haces y como lo haces te ayudará para que no dependa de tu tiempo y de tus objetivos.
Todas las actividades deben estar contempladas en un Manual de Procedimientos; es donde se encuentra el valor agregado de tu negocio o la diferencia del mismo, es decir tener una esencia en cada una de la de las unidades que operas.
¿Por qué llevar un Manual de Procedimientos?
- Menos tiempo en entrenamiento de empleados. Las instrucciones tienen una referencia consistente de guía de como se debe trabajar y una fuente para guía futura.
- Incrementa la consistencia de trabajo en los resultados, cada quien sabe lo que esta haciendo y sigue las mismas instrucciones, con ello incrementa efectividad y eficiencia.
- El empleado tiene mayor claridad en lo que se espera de él. Si tu comenzaste tu negocio con un proceso simple.
- El negocio puede ser duplicado o franquiciado, se incrementa el valor de la compañía y se fortalece la ventaja competitiva.
- Incrementa las ganancias, al tener un conocimiento profundo del Manual de Procedimientos.
¿Cómo lograr procesos eficientes?
Hacer una lista de las operaciones o funciones que tu realizas regularmente, estas pueden incluir marketing, ventas, producción, atención al cliente o los registros; después deberás marcar la regularidad con la que haces cada operación, puede ser diaria, mensual o semanal.
Una vez que tienes estos elementos en tu lista, escribe los pasos a seguir para completar estas tareas, es muy importante resaltar las que ya tienen éxito de la manera en que lo haces de aquellas que todavía te hace falta encontrar un proceso confiable.
Recuerda no procesamos cosas que no funcionan.
Pensar en un Manual de Procedimientos puede ser muy complejo sin embargo aquí te muestro una forma muy simple de como realizarlo.
Primero ponle un título a ese proceso específico, escribe el objetivo, describe la lista de actividades que se realizan para lograrlo, describe los estándares que se esperan.
Dos, dirígelo hacia las personas que vana realizar dicho procedimiento, al igual que las supervisan, de esa manera podemos tener un proceso sencillo para que puedas comenzar.
En mi experiencia personal te recomiendo que puedas comenzar por alguna actividad que te haga incrementar las ventas y de esta manera puedas obtener un beneficio palpable y visible.
Vemos un ejemplo de un proceso sencillo en alguna clínica, hospital o consultorio médico:
Título del proceso: Llamadas de seguimiento a clientes actuales.
Objetivo: Que los pacientes acudan con regularidad en tiempo y forma a sus citas medicas
Proceso:
- No. 1 Crear una lista de nuestros clientes, esta lista deberá incluir su nombre, su dirección, su teléfono, su celular, su correo electrónico, el motivo de su última visita, fecha de su última visita y fecha de la próxima visita,
- No. 2, Llamar con dos semanas de anticipación para poder recordar acerca de la cita o mandar un co- rreo en su cumpleaños,
- No. 3 Llevar un registro de las respuestas y los comentarios que nos dio el paciente y escribir los comentarios para una retroalimentación,
- No. 4 Asignar quien ralizará esta actividad (Recepcionista),
- No. 5 Asignar un supervisor (encargado de las Ventas).
- No. 6 Estándar, si de cada 10 llamadas que hacemos para recordar su cita, se consigue que 6 pacientes regresen, estamos cumpliendo con el objetivo.
Es increíble como un Manual de Procedimientos ayuda a los negocios a estandarizarse, incrementar las ventas y seguir creciendo.
