La definición de Logística puede ser tan amplia o tan específica como el usuario la requiera. Existe una gran variedad de definiciones, aunque todas tienen un elemento común: se trata del flujo de recursos de una organización.
En primera instancia es: el conjunto de actividades que se encargan de transportar recursos materiales y humanos de un punto a otro. Originalmente se refería a: Técnica militar que se ocupa del movimiento de los ejércitos, de su transporte y de sus suministros.
La Logística empresarial, es el conjunto de actividades que se encarga de garantizar el flujo de los recursos de la empresa. Desde la fuente primaria hasta la entrega al usuario final. Estas actividades pueden incluir actividades tan extensas como las Compras, los Almacenes y la Distribución física. Los recursos de la empresa que se involucran son: Materias primas, producto terminado, información y recursos financieros.
Por muchos años, las organizaciones han buscado tercerizar las operaciones de Almacén, contratando Almacenadoras especializadas y también las operaciones de distribución, a través de empresas transportistas y por lo general se obtienen buenos resultados.
La tercerización de Almacenes se ha llevado a cabo por muchos años y representa una gran ventaja para empresas que cuentan con gran estacionalidad de venta y sería incosteable contar con un Almacén que cubra sus necesidades en temporadas de ventas muy altas y que está subutilizado en temporadas bajas.
La contratación de Almacenadoras también permite a las empresas concentrarse en su actividad central, en tanto, una empresa especializada se encarga del almacenaje y sin necesidad de invertir en instalaciones propias.
Otro tipo de tercerización que surgió hace varios años y que poco a poco va creciendo es la tercerización de la administración de operaciones logísticas, que significa obtener ayuda externa de un despacho especializado para ciertas operaciones.
Esta consultoría externa, es intensiva y especializada, muy útil para varios tipos de necesidades. Una de las necesidades puede ser cuando una empresa tiene un proyecto temporal que es difícil de cubrir con la estructura actual.
La contratación de expertos que solucionen ese proyecto temporal permite a la empresa continuar con sus labores cotidianas o bien concentrarse en el crecimiento.
Esta consultoría externa también es muy útil para empresas que tienen pocas operaciones mensuales y no se justifica contar con un departamento interno, por ejemplo de Importaciones.
El despacho externo hará las funciones del Gerente de Importaciones solamente cuando se requiera con capacidades de clase mundial.
Este tipo de consultorías se presenta mucho en tres fases: La primera es la Capacitación general, por ejemplo, si se trata de Compras, es capacitación en las buenas prácticas de compras, en negociación, en indicadores.
La segunda fase es la consultoría en sí misma que consiste en el acompañamiento a la empresa en la implementación de las acciones específicas para la empresa, análisis de las compras, elaboración de un pronóstico, categorización de los productos.
La tercera fase es la elaboración de los Procedimientos y la capacitación al personal involucrado para que esas mejoras obtenidas se puedan continuar aplicando posteriormente. En ocasiones se puede optar por solo alguna de las fases, dependiendo las necesidades y posibilidades de las empresas.
Esta tendencia de apoyarse en despachos externos ha ido creciendo en muchos países de América, en México no se ha desarrollado mucho porque muchas empresas buscan apoyarse en proveedores sin que tenga un costo adicional, si es en materia de Comercio Exterior, buscan asesoría en Agencias Aduanales o si es de transporte, buscan a empresas de mensajería que son buenas opciones aunque no ofrecen toda la gama de soluciones de Despachos especializados que reúnen a expertos en diversas Áreas y este tipo de Consultorías, con frecuencia son autofinanciables, ya que los ahorros que generan, son, muy superiores al costo de la Consultoría.
En muchas de las visitas que hacemos a los diferentes Almacenes de producto terminado, encontramos muchos productos que no se han movido por algún tiempo y hay empresas que no les prestan atención y otras los consideran obsoletos o productos que se han movido muy poco, productos de lento desplazamiento (Slow Moving Products), un criterio para clasificar a los productos de esta manera, es cuando se tiene mas de seis meses de venta en inventario.
Este tipo de productos ocasionan ineficiencia en los Almacenes y es muy benéfico depurar el inventario, ya que tiene ventajas en diferentes niveles, desde optimizar los espacios del Almacén, incluyendo los ahorros en dinero cuando estamos rentando específicamente los espacios que utilizamos, aunque el mayor beneficio es financiero ya que podemos convertir en dinero esa mercancía que lleva algún tiempo almacenada.
En ocasiones el producto no es obsoleto, simplemente se dejó de vender por cambio en presentación, color, empaque y es perfectamente funcional.
La Administración de Almacenes está íntimamente ligada a la planeación de inventarios, ya que si apro- vechamos los productos que ya tenemos en Almacén,podemos reducir el volumen de compra hasta tener un nivel sano.
Las acciones que se pueden tomar desde el Almacén son:
1) Identificar esos productos, aunque hay métodos que nos permiten tener una clasificación detallada, podemos empezar por generar un reporte que nos muestre los productos que no se han vendido en cierto tiempo y también los que se han vendido muy poco y que tenemos un alto nivel de inventario.
2) Evitar que este tipo de productos se coloquen en Áreas de mucho tránsito o cerca de las puertas de embarque para dejar esos espacios para los productos de mayor rotación.
3) Analizar las causas de esa poca o nula movilidad, puede ser por tecnología obsoleta, por producción descontinuada o puede ser también por cambio de empaques, por cambio en el ID del producto.
Cuando las empresas notan que hay productos que no se han vendido o que se han vendido poco, el primer impulso es rematarlos, ofrecerlos en lote a un precio menor y que dejen de ocupar espacio en el Almacén. Lo que podemos hacer con esos productos es mucho más que solo bajarles el precio, el primer paso es identificarlos y pueden tener diferentes destinos:
1) Reacondicionarlos.- Si se trata solo de un cambio de empaque o de un cambio de los componentes de un kit, hay que evaluar la posibilidad de colocarles el empaque actual o actualizar los accesorios del kit.
2) Devoluciones.- Devolver productos a los proveedores o solicitar cambios por productos que tengan mayor desplazamiento.
3) Informar a la fuerza de Ventas para ofrecerlos a precio lleno.- En ocasiones la fuerza de ventas los ofrece a un cliente y hasta logran pedidos incremental es porque el cliente no sabía que existía esa otra versión o ese otro color.
4) Donarlos.- Se pueden hacer donaciones que no solo benefician a quien lo necesita sino que nos ayudan a hacer más eficiente el Almacén. Tratándose de bienes básicos como alimentación, vestido, vivienda o salud puedes ser aún más útiles.
5) Destruirlos.- En casos extremos, está la opción de destruirlos, debemos tomar en cuenta la legislación en materia ambiental y fiscal.
6) Otros destinos.- Para uso de Soporte Técnico en capacitación o refacciones, ofrecerlos con descuento, como comentábamos unas líneas arriba, integrarlos a una oferta, buscar usos alternos y hasta como venta a empleados.
En todos los casos vale la pena hacer un análisis de costos incluyendo los reprocesos, el efecto fiscal y otros costos asociados.
